Datenschutzerklärung

1. Einleitung und unsere Rolle (Verantwortlicher vs. Auftragsverarbeiter)

Willkommen bei der Datenschutzerklärung für „Guido“, unseren dialogbasierten KI-Reiseassistenten. Wir stellen diese Technologie Hotelketten weltweit zur Verfügung, um Sie bei der Suche nach Unterkünften, der Buchung von Zimmern und der Verwaltung Ihres Aufenthalts zu unterstützen.

Nach den weltweiten Datenschutzgesetzen (einschließlich der DSGVO) ist es wichtig zu verstehen, wer über Ihre Daten bestimmt:

• Der Verantwortliche: Die Hotelkette, bei der Sie buchen (z. B. Eurostars Hotel Company), ist der Verantwortliche. Sie unterhält die Beziehung zu Ihnen und entscheidet, warum und wie Ihre Daten verarbeitet werden.
• Der Auftragsverarbeiter: HERO TECHNOLOGIES, S.L. handelt ausschließlich als Auftragsverarbeiter. Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich im Auftrag und nach den strikten Weisungen der Hotelkette.

2. KI-Transparenz und Angaben nach der KI-Verordnung (EU)

Wie von der KI-Verordnung (EU) und weltweiten Transparenzstandards gefordert, möchten wir vollkommen offenlegen, wie unsere Technologie funktioniert:

• Sie interagieren mit einer KI: Wenn Sie unsere Chat-Oberfläche nutzen, kommunizieren Sie mit einem System künstlicher Intelligenz („Guido“) und nicht mit einem menschlichen Mitarbeiter.
• Betriebsdaten vs. Trainingsdaten: Die personenbezogenen Daten, die Sie im Gespräch teilen, werden ausschließlich für betriebliche Zwecke verwendet (z. B. um Ihre Fragen zu beantworten und Ihr Zimmer zu buchen). Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten nicht, um unsere grundlegenden großen Sprachmodelle (LLMs) zu trainieren, neu zu trainieren oder zu verbessern.
• Automatisierte Entscheidungsfindung & Profiling: Unsere KI ruft dynamische Zimmerpreise und Verfügbarkeiten anhand Ihrer angefragten Daten und Kriterien direkt aus der Datenbank des Hotels ab. Die KI betreibt kein automatisiertes Profiling, um Preise anhand Ihrer Identität zu verändern, und trifft keine rechtlichen oder ähnlich erheblichen Entscheidungen über Sie in autonomer Weise.
• Recht auf menschliches Eingreifen: Sie haben jederzeit das Recht, die KI zu umgehen. Wenn Sie mit einem Menschen sprechen möchten, bitten Sie den Assistenten einfach: „Verbinden Sie mich mit einem Mitarbeiter“, oder nutzen Sie die üblichen Kontaktformulare bzw. Telefonnummern auf der Website des Hotels.

3. Welche Daten wir erheben

Um als Ihr digitaler Concierge zu agieren, erheben wir während Ihrer Interaktion die folgenden Datenkategorien:

• Identitäts- und Kontaktdaten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Mitgliedsnummer des Treueprogramms (sofern angegeben).
• Transaktions- und Buchungsdaten: Reisedaten, Zimmerwünsche, Anzahl der Gäste und Zahlungsweiterleitungsdaten (sicher verarbeitet; wir speichern keine vollständigen Kreditkartennummern).
• Verhaltens- und technische Daten: Chatprotokolle (der Inhalt Ihres Gesprächs mit der KI), IP-Adresse, Browsertyp, Geräteinformationen und Sitzungs-IDs.
• Sensible personenbezogene Daten: Sie können im Chat freiwillig sensible Daten offenlegen (z. B. eine Anfrage nach Rollstuhlzugänglichkeit, die Gesundheitsdaten offenbart, oder Ernährungswünsche, die religiöse Überzeugungen offenbaren). Die KI verarbeitet diese Daten ausschließlich, um Ihre konkrete Anfrage zu erfüllen.

4. Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung (DSGVO)

Wir verarbeiten Ihre Daten im Auftrag des Hotels auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Vertragserfüllung: Zur Abwicklung Ihrer Zimmerbuchung, Verwaltung Ihrer Reservierung und Erbringung der von Ihnen angefragten Leistungen.
• Ausdrückliche Einwilligung: Für die Verarbeitung sensibler personenbezogener Daten (z. B. gesundheitliche Bedürfnisse oder Barrierefreiheit), die Sie freiwillig im Chat angeben.
• Berechtigtes Interesse: Zur Gewährleistung der Netzwerksicherheit, zur Verhinderung betrügerischer Buchungen und zur Bereitstellung eines Kundensupports rund um die Uhr.

5. Datenspeicherung und Anonymisierung

Wir halten uns an strenge Grundsätze der Datenminimierung:

• Buchungsdaten: Werden direkt an das Reservierungssystem des Hotels übermittelt. Wir speichern diese Daten nicht länger als zur Bestätigung Ihrer Buchung erforderlich.
• Chatprotokolle: Werden vorübergehend zur Sitzungskontinuität und für den Kundensupport aufbewahrt. Nach Ablauf der vom Hotel festgelegten Aufbewahrungsfrist (in der Regel 30 Tage) werden Chatprotokolle entweder sicher gelöscht oder umfassend anonymisiert (von allen personenbezogenen Kennungen bereinigt) und für statistische Auswertungen genutzt.

6. Weitergabe an Dritte und internationale Übermittlungen

Um unseren Dienst in 23 Ländern bereitzustellen, setzen wir vertrauenswürdige Unterauftragsverarbeiter ein:

• Cloud-Infrastruktur: Unsere Systeme und KI-Modelle werden in sicheren Cloud-Umgebungen auf Enterprise-Niveau gehostet (z. B. Google Cloud Platform). Für unsere europäischen Kunden werden die Daten ausschließlich innerhalb der Europäischen Union gehostet (Madrid, Spanien).
• Weitergabe an Dritte: Wir geben Ihre Daten nicht zu Marketing- oder Werbezwecken an Dritte weiter. Daten werden nur an Unterauftragsverarbeiter weitergegeben, die für den Betrieb der KI-Infrastruktur erforderlich sind und die alle an strenge Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) gebunden sind.
• Grenzüberschreitende Übermittlungen: Müssen Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermittelt werden, stellen wir geeignete Garantien sicher, etwa die Standardvertragsklauseln (SCC) der Europäischen Kommission, um Ihre Datenschutzrechte zu wahren.

7. Ihre Datenschutzrechte (DSGVO und CCPA/CPRA)

Je nach Ihrem Wohnort haben Sie bestimmte Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten. Da wir als Auftragsverarbeiter handeln, unterstützen wir das Hotel (den Verantwortlichen) bei der Bearbeitung Ihrer Anfragen.

Für Nutzer in Europa (DSGVO):

• Auskunft & Datenübertragbarkeit: Eine Kopie der von der KI verarbeiteten personenbezogenen Daten anfordern.
• Berichtigung & Löschung: Die Berichtigung unrichtiger Daten oder die Löschung Ihrer Chatprotokolle und Daten verlangen („Recht auf Vergessenwerden“).
• Widerruf der Einwilligung: Ihre Einwilligung in die Verarbeitung sensibler Daten jederzeit widerrufen.

Für Nutzer in Kalifornien und den USA (CCPA/CPRA):

• Recht auf Auskunft & Löschung: Die Offenlegung der konkreten personenbezogenen Daten, die wir über Sie erhoben haben, sowie deren Löschung verlangen.
• Kein Verkauf und keine Weitergabe meiner personenbezogenen Daten: Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht an Datenhändler und geben sie nicht für kontextübergreifende verhaltensbasierte Werbung weiter. Um Ihr formelles Widerspruchsrecht auszuüben, nutzen Sie bitte den Link „Do Not Sell or Share“ im Datenschutzbereich der Fußzeile auf der Website des Hotels.
• Diskriminierungsverbot: Sie werden für die Ausübung Ihrer Datenschutzrechte weder bei der Behandlung noch bei den Preisen benachteiligt.

Um eines dieser Rechte auszuüben, wenden Sie sich bitte direkt über die Datenschutzkontaktdaten auf der Website an das Hotel oder kontaktieren Sie uns – wir leiten Ihre Anfrage an den zuständigen Verantwortlichen weiter.

8. Kontaktdaten

Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung, unseren KI-Technologien oder dazu haben, wie wir Daten im Auftrag unserer Hotelpartner verarbeiten, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten (DSB):

• HERO TECHNOLOGIES, S.L.
• z. Hd. Datenschutzbeauftragter
• Adresse: C/Francesc Carbonell 35, 08034 Barcelona, Spanien
• E-Mail: privacy@holaguest.ai