Informativa sulla privacy

1. Introduzione e nostro ruolo (titolare o responsabile del trattamento)

Benvenuto nell'informativa sulla privacy di «Guido», il nostro assistente di viaggio basato su IA conversazionale. Forniamo questa tecnologia alle catene alberghiere di tutto il mondo per aiutarLa a scoprire strutture, prenotare camere e gestire il Suo soggiorno.

Ai sensi delle normative internazionali sulla protezione dei dati (incluso il GDPR), è importante capire chi controlla i Suoi dati:

• Il titolare del trattamento: La catena alberghiera presso cui prenota (ad es. Eurostars Hotel Company) è il titolare del trattamento. È titolare della relazione con Lei e stabilisce perché e come vengono trattati i Suoi dati.
• Il responsabile del trattamento: HERO TECHNOLOGIES, S.L. agisce esclusivamente in qualità di responsabile del trattamento. Trattiamo le Sue informazioni unicamente per conto della catena alberghiera e secondo le sue rigorose istruzioni.

2. Trasparenza dell'IA e informazioni ai sensi del Regolamento UE sull'IA

Come richiesto dal Regolamento UE sull'IA (AI Act) e dagli standard internazionali di trasparenza, desideriamo essere del tutto chiari sul funzionamento della nostra tecnologia:

• Sta interagendo con un'IA: Quando utilizza la nostra interfaccia di chat, sta dialogando con un sistema di intelligenza artificiale («Guido»), non con un operatore umano.
• Dati operativi e dati di addestramento: I dati personali che condivide durante la conversazione sono utilizzati esclusivamente per finalità operative (ad es. per rispondere alle Sue domande e prenotare la Sua camera). Non utilizziamo i Suoi dati personali per addestrare, riaddestrare o migliorare i nostri modelli linguistici di grandi dimensioni (LLM) di base.
• Processi decisionali automatizzati e profilazione: La nostra IA recupera le tariffe dinamiche e la disponibilità delle camere direttamente dal database dell'hotel in base alle date e ai criteri da Lei richiesti. L'IA non effettua profilazione automatizzata per modificare i prezzi in base alla Sua identità, né prende autonomamente decisioni giuridiche o significative che La riguardano.
• Diritto all'intervento umano: Ha il diritto di escludere l'IA in qualsiasi momento. Se desidera parlare con una persona, è sufficiente chiedere all'assistente «mi passi un operatore» oppure utilizzare i moduli di contatto o i numeri di telefono indicati sul sito dell'hotel.

3. Quali informazioni raccogliamo

Per agire come Suo concierge digitale, durante l'interazione raccogliamo le seguenti categorie di dati:

• Dati identificativi e di contatto: Nome, indirizzo e-mail, numero di telefono e codice socio del programma fedeltà (se fornito).
• Dati di transazione e prenotazione: Date del viaggio, preferenze sulla camera, numero di ospiti e informazioni per l'instradamento dei pagamenti (trattate in modo sicuro; non conserviamo i numeri completi delle carte di credito).
• Dati comportamentali e tecnici: Log della chat (il contenuto della Sua conversazione con l'IA), indirizzo IP, tipo di browser, informazioni sul dispositivo e ID di sessione.
• Dati personali sensibili: Durante la chat potrebbe comunicare volontariamente dati sensibili (ad es. la richiesta di accessibilità per sedia a rotelle, che rivela dati sulla salute, o esigenze alimentari che rivelano convinzioni religiose). L'IA tratterà tali dati unicamente per soddisfare la Sua richiesta specifica.

4. Finalità e base giuridica del trattamento (GDPR)

Trattiamo i Suoi dati per conto dell'hotel sulla base delle seguenti basi giuridiche:

• Necessità contrattuale: Per elaborare la prenotazione della camera, gestire la Sua prenotazione e fornire i servizi richiesti.
• Consenso esplicito: Per il trattamento di eventuali dati personali sensibili (come esigenze di salute o di accessibilità) da Lei forniti volontariamente in chat.
• Legittimo interesse: Per garantire la sicurezza della rete, prevenire prenotazioni fraudolente e offrire assistenza clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

5. Conservazione e anonimizzazione dei dati

Applichiamo rigorosi principi di minimizzazione dei dati:

• Dati di prenotazione: Trasmessi direttamente al sistema di prenotazione dell'hotel. Non conserviamo tali dati più a lungo del necessario per confermare la Sua prenotazione.
• Log della chat: Conservati temporaneamente per la continuità della sessione e l'assistenza clienti. Al termine del periodo di conservazione definito dall'hotel (di norma 30 giorni), i log della chat vengono cancellati in modo sicuro oppure anonimizzati in modo approfondito (privati di ogni identificativo personale) per analisi statistiche.

6. Comunicazione a terzi e trasferimenti internazionali

Per fornire il nostro servizio in 23 paesi, ci avvaliamo di sub-responsabili del trattamento affidabili:

• Infrastruttura cloud: I nostri sistemi e modelli di IA sono ospitati in ambienti cloud sicuri di livello enterprise (ad es. Google Cloud Platform). Per i nostri clienti europei, i dati sono ospitati esclusivamente all'interno dell'Unione europea (Madrid, Spagna).
• Comunicazione a terzi: Non condividiamo i Suoi dati con terzi per finalità di marketing o pubblicità. I dati sono condivisi solo con i sub-responsabili necessari al funzionamento dell'infrastruttura di IA, tutti vincolati da rigorosi accordi sul trattamento dei dati (DPA).
• Trasferimenti transfrontalieri: Qualora i dati debbano essere trasferiti al di fuori dello Spazio economico europeo (SEE), garantiamo l'adozione di garanzie adeguate, come le clausole contrattuali tipo (SCC) della Commissione europea, a tutela dei Suoi diritti alla privacy.

7. I Suoi diritti in materia di privacy (GDPR e CCPA/CPRA)

A seconda del luogo in cui si trova, dispone di diritti specifici sui Suoi dati personali. Poiché agiamo in qualità di responsabile del trattamento, assisteremo l'hotel (il titolare del trattamento) nel dare seguito alle Sue richieste.

Per gli utenti europei (GDPR):

• Accesso e portabilità: Richiedere una copia dei dati personali trattati dall'IA.
• Rettifica e cancellazione: Richiedere la correzione di dati inesatti o la cancellazione dei log della chat e dei Suoi dati («diritto all'oblio»).
• Revoca del consenso: Revocare in qualsiasi momento il consenso al trattamento dei dati sensibili.

Per gli utenti della California e degli Stati Uniti (CCPA/CPRA):

• Diritto di sapere e di cancellare: Richiedere la comunicazione delle specifiche informazioni personali che abbiamo raccolto su di Lei e richiederne la cancellazione.
• Non vendere né condividere le mie informazioni personali: Non vendiamo i Suoi dati personali a data broker né li condividiamo per pubblicità comportamentale cross-context. Tuttavia, per esercitare formalmente il diritto di opt-out, utilizzi il link «Do Not Sell or Share» presente nel footer privacy del sito dell'hotel.
• Non discriminazione: Non subirà alcun trattamento né prezzo discriminatorio per aver esercitato i Suoi diritti alla privacy.

Per esercitare uno qualsiasi di questi diritti, contatti direttamente l'hotel tramite i recapiti privacy indicati sul suo sito oppure contatti noi: inoltreremo la Sua richiesta al titolare del trattamento competente.

8. Informazioni di contatto

Per domande sulla presente informativa, sulle nostre tecnologie di IA o su come trattiamo i dati per conto dei nostri partner alberghieri, contatti il nostro Responsabile della protezione dei dati (RPD/DPO):

• HERO TECHNOLOGIES, S.L.
• All'attenzione del Responsabile della protezione dei dati
• Indirizzo: C/Francesc Carbonell 35, 08034 Barcellona, Spagna
• E-mail: privacy@holaguest.ai